No âmbito do Comando da Aeronáutica, a Arquivologia é uma das atividades que integram o Sistema de Documentação (SISDOC). As atividades deste campo são desenvolvidas pela Seção de Arquivologia (SAR), subordinada à Divisão de Documentação (DOC), sendo responsável por normatizar e orientar todas as Organizações Militares (OM) do Comando da Aeronáutica (COMAER) quanto à gestão arquivística dos documentos produzidos/recebidos por elas, a fim de adequar as normas utilizadas com a atual legislação arquivística brasileira.
Para a constante atualização das publicações arquivísticas confeccionadas por esta Seção e, para a análise dos softwares gerados para serem utilizados nos Protocolos e Arquivos no processo de gestão de documentos no Comando da Aeronáutica, a SAR entende a necessidade de realizar o intercâmbio com órgãos normativos e entidades arquivísticas afins. Além disso, a Seção de Arquivologia assessora tecnicamente a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da Aeronáutica (CPADAER), orienta as Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos da Aeronáutica (SPADAER) e realiza visitas de assessoramento técnico a todas as OM do COMAER.
Esta Seção possui como uma de suas competências o controle de atualização e disponibilização do Cadastro de Unidades Protocolizadoras das OM do COMAER.
A Seção de Arquivologia também é responsável por prestar Assessoramento Técnico e realizar Visitas Técnicas às Organizações Militares, visando à padronização de procedimentos constantes em suas normas e em legislação pertinente.
“O trabalho de um Arquivista nunca termina. É um trabalho para a posteridade no duplo sentido de ser feito para e pela posteridade."
Marly dos Santos Vasconcellos
CPADAER
A CPADAER tem por competência principal orientar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Comando da Aeronáutica (COMAER), instituída pela Portaria nº 582/GC3, de 12 de abril de 2019.
A CPADAER supervisiona os referidos procedimentos, emitindo instruções para o funcionamento das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos da Aeronáutica (SPADAER) e homologa as Listagens de Eliminação de Documentos elaboradas pelas OM do COMAER.
Compete ao CENDOC, como Órgão Central do Sistema de Documentação da Aeronáutica (SISDOC), assessorar e propiciar, no âmbito de suas atividades específicas, o suporte técnico-especializado para o desenvolvimento dos trabalhos da CPADAER.
Normas e Legislações
- NSMA 214-1 - Portaria COMGEP n° 1, de 25 de janeiro de 1993 - “Protocolo e Arquivo”
(ATENÇÃO: o capítulo 5 desta publicação deve ser desconsiderado, conforme RD 1/SAR/020707);
Modelos da ICA 214-3/2011:
1. Levantamento preliminar de documentos;
2. Relação de Transferência de Documentos;
3. Termo de Transferência de Documentos;
4. Relação de Recolhimento de Documentos;
5. Termo de Recolhimento de Documentos;
6. Listagem de Eliminação de Documentos;
7. Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; e
8. Termo de Eliminação de Documentos.
- Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - Atividades Fim;
- Código de Classificação e Tabela de Temporalidade - Atividades Meio;
- Resolução nº 21/CONARQ - Subclasse 080 Pessoal Militar;
- Subclasse 080 Código de Classificação;
- Subclasse 080 Tabela de Temporalidade;
- Legislação Arquivística Brasileira
- Lei de Acesso à Informação Pública;
- Portaria Normativa n° 3, de 18 de novembro de 2011;
- Portaria Normativa n° 4, de 18 de novembro de 2011;
Assessoramento
Assessoramento
Em 2011, no mês de abril, foi realizado um Assessoramento Técnico ao Centro de Investigação e Prevenção de Acidentes Aeronáuticos (CENIPA) por especialistas deste setor e do Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica (SEGECAE).
Em dezembro, a equipe do CENDOC realizou assessoramento técnico às SPADAER do GABAER, COMGAP, COMGEP, CCA BR e SEFA. Além de uma palestra que introduziu aos membros das Subcomissões informações relacionadas à necessidade e à importância da gestão documental no âmbito do COMAER, foi realizada também uma visita nos arquivos das OM citadas com o objetivo de observar a sitação atual e propor melhorias específicas para cada caso.
Links relacionados
ARQUIVO NACIONAL - AN
www.arquivonacional.gov.br
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE ENCADERNAÇÃO E RESTAURO - ABER
www.aber.org.br
ASSOCIAÇÃO DE CONSERVADORES-RESTAURADORES DE BENS CULTURAIS - ABRACOR
www.abracor.com.br
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS - AAB
www.aab.org.br
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO - AAERJ
www.aaerj.org.br
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DE SÃO PAULO - ARQ-SP
www.arqsp.org.br
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ
www.conarq.gov.br
Perguntas frequentes
1. O que é código de classificação?
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por uma OM no exercício de suas funções e atividades.
Os assuntos que não estejam contemplados no Código em questão deverão ser listados e enviados, por intermédio da SPADAER, para análise do CENDOC e posterior encaminhamento aos órgãos competentes, de modo a permitir uma possível inclusão e atualização.
2. O que é tabela de temporalidade?
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é um instrumento fundamental da avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Nela constam o código, os assuntos e os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento também estão especificados os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.).
3. Onde pode ser encontrado o código e a tabela de temporalidade de documentos de arquivo?
No site do Conselho Nacional de Arquivos (www.conarq.arquivonacional.gov.br) encontra-se a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, que aprova a versão revisada e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
No mesmo site encontra-se a Resolução nº 21, de 04 de agosto de 2004, que dispõe sobre a Subclasse 080 – Pessoal Militar, que deve ser adotada no lugar da subclasse 020 – Pessoal do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos referentes às atividades-meio, quando se tratar, exclusivamente, de documentos de pessoal militar.
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo das atividades-fim está em desenvolvimento pela Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Defesa (SSIGA-MD) e será um instrumento único para uso na classificação e avaliação documentais do MD, Marinha, Exército e Aeronáutica.
Os assuntos que não estejam contemplados no Código e na Tabela em questão deverão ser listados e enviados, por intermédio da SPADAER, para análise do CENDOC e posterior encaminhamento aos órgãos competentes, de modo a permitir uma possível inclusão e atualização.
4. Como se procede a classificação de documentos?
Todos os passos para a realização da classificação documental no âmbito do Comando da Aeronáutica estão disponíveis na ICA 214-3/2011 "Avaliação de Documentos de Arquivo", que pode ser encontrada no link: NORMAS E LEGISLAÇÃO, do site do CENDOC.
5. O que é uma SPADAER?
A Resolução nº 7, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado criado pela Lei 8.159/1991, determinou que todos os órgãos e entidades da Administração Pública Federal estabelecessem suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos.
Em conformidade com essa resolução, em 23/04/2007, foi aprovada a Portaria nº 002/CPADAER, estipulando a criação de uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo do Comando da Aeronáutica - CPADAER e das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo do Comando da Aeronáutica – SPADAER. Essas portarias foram revogadas pela Portaria nº 5/CPADAER, de 13 de janeiro de 2011.
Todas as OM devem instituir pelo menos uma SPADAER. Essas subcomissões são responsáveis por aplicar a gestão documental em suas respectivas Unidades, de acordo com as normas emanadas pela CPADAER, cujo presidente é o Chefe do Estado-Maior do COMGEP.
6. Quais os procedimentos para eliminação de documentos?
A eliminação de documentos deve obedecer ao estipulado pela legislação arquivística brasileira.
Nenhum documento pode ser eliminado sem antes ter sido avaliado pela SPADAER, atendendo aos prazos mínimos estipulados na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Todos os procedimentos necessários para a eliminação de documentação no âmbito do Comando da Aeronáutica estão disponíveis na ICA 214-3/2011 "Avaliação de Documentos de Arquivo", que pode ser encontrada no link: NORMAS E LEGISLAÇÃO, desse site.
7. Quando o curso de protocolo e arquivo voltará a ser ministrado?
Neste primeiro semestre o CENDOC estabeleceu um planejamento de revisão e aprovação das publicações referentes às atividades de Arquivologia do Sistema de Documentação (SISDOC), tendo em vista a necessidade de adequação das normas de gestão documental no âmbito do COMAER com a atual legislação arquivística brasileira. Assim sendo, logo quando as referidas publicações estiverem em vigor, o curso de protocolo e arquivo voltará a ser ministrado por este Centro.
8. Como solicitar um Número de Unidade Protocolizadora?
É necessário que seja encaminhado o ato de criação da OM, em anexo a um Ofício de solicitação de reserva de Número de Unidade Protocolizadora, via cadeia de comando, ao COMGEP, que encaminhará ao CENDOC.
Assim que analisado pela Seção de Arquivologia, o número reservado constará em uma próxima atualização do Cadastro de Unidades Protocolizadoras do Comando da Aeronáutica, aprovado pelo COMGEP e divulgado pelo BCA.
9. Como instituir uma Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo do Comando da Aeronáutica– SPADAER?
1- A SPADAER deverá ser designada pelo Comandante da OM, instituindo como presidente da Subcomissão o oficial mais antigo do grupo;
2- Será feita uma Portaria, contendo a designação, que deverá ser publicada no Boletim do Comando da Aeronáutica (BCA), via cadeia de Comando, e transcrito no Boletim Interno da Unidade; e
3- Posteriormente, a 5ª Subchefia do COMGEP deve ser comunicada através de mensagem fax, para fins de controle da Secretaria da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo do Comando da Aeronáutica – CPADAER.
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