A descrição implicou na codificação dos documentos, na elaboração de um questionário para identificação de cada unidade documental e na construção de um banco de dados informatizado.
Através do formulário de identificação, foram levantados os assuntos, as datas, as fontes de produção, as referências completas, os tipos de documentos, ressaltando a existência de anexos e registrando as legendas grafadas nos suportes originais.
A base de dados Santos-Dumont, por sua vez, reproduz os mesmos campos do formulário adotado, disponibilizando as informações para a construção de inventários, índices e outros instrumentos de pesquisa.
Tais dados permitem visualizar uma relação entre os registros documentais, tanto da acumulação ou ato de colecionar, como também da relação entre os eventos arrolados. A etapa demandou a colocação de um código único (sem duplicação) para cada registro.
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